GLOSARIO
Acervo documental: Órgano de la administración de archivo custodia un fondo documental cuyas fechas extremas datan de 1828 hasta la actualidad , comprendido aproximadamente 5000 metros lineales de documentos.
Actividad administrativa: Documento de naturaleza legal al interior de la Universidad que permite formalizar y dar vía libre a un procedimiento o definir condiciones para el desarrollo de ciertas tareas al interior de la Institución. En el caso de la Universidad Nacional el Acto Administrativo más común son las Resoluciones, que en el caso de los Proyectos se constituyen en las Resoluciones de Asignación y Distribución de Recursos
AGN: es un establecimiento público del orden nacional, encargado de:
•Formular, orientar y controlar la política archivística.
•Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
•Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.
Para servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes constitucionales
Agrupaciones documentales: son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
Archivalía: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos de su ciclo vital.
Biblioteca: local en que se guardan e instalan por tenerlos, ordenarlos, servirlos y leerlos, etc.
Bula: es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o religiosos en cuyo caso, si esta autentificada con el sello papal, recibe el nombre de bula papal.
Catalogo: relación ordenada, en listas, incluidas, en algunos artículos de las palabras equivalentes o a fines a la que encabeza el articulo o relaciones con ella.
Centro de documentación: unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un area del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscreibe.
Ciclo vital: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente
Conservación documental: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Consulta documental: parecer o dictamen que por escrito o de palabras se pide o se da acerca de los documentos de archivo.
Dato: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier disciplina científica.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento borrador: es un documento provisional preparatorio previo al ejemplar original.
Documento copia: es el ejemplar de un documento que contiene el texto original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se crea y por lo tanto emite requisitos de original o lleva la advertencia de copia.
Documento de archivo: registro de información producido o recibido por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Documentos dipositivos: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con la intención de ser obedecida.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios
Documento minuta: es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrn que volcarse al documento original.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Documento sustantivo: son los que se producen por la actividad especifica de cada institucion
Documento vital: Son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico
Documento de apoyo: es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión académica y administrativa. Este documento puede generarse en la Universidad o proceder de otra institución, y no forma parte de las series documentales de las oficinas.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Información: Número de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones.
ISAD: General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística)
ISAAR: International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias)
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Ley General de archivos: ley 594 de 2000 la presente ley tiene por objeto establecer reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.
Libro: es una obra impresa, manuscrita o pintada en una serie de hojas de papel, pergamino, vitela u otro material, unidas por un lado y protegidas con tapas, también llamadas cubiertas.
Marbete: etiqueta descriptiva que se adhiere a un objeto con un rotulo que indica su naturaleza o propiedad.
Microfilmación: es un medio de Conservación de la documentación. Consiste en transportar la información que se encuentra en un documento a una película fotográfica manteniendo intacta la información.
NTC4095: norma técnica colombiana, norma general para la descripción archivística.
Página: cada una de las dos cara de una hoja impresa
Paginación: la enumeración de la paginas de un libro.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Pieza documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerado documento.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Registro: Libro o cuaderno en donde se anotan ciertas cosas que deben constar permanentemente. // Padrón, matrícula o lista de cualquier clase donde se inscriben personas o cosas. Libro o cuaderno en que se apuntan someramente, como en índice, noticias o datos.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Thesaurus: Se refiere a listado de palabras o términos empleados para representar conceptos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tramite de documento: recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
TRD: son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del siglo vital de los documentos. (tabla de retención documental)
TVD: tablas de valorización documental.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
